Découvrez comment la solution de NSI révolutionne la gestion documentaire dans tous les secteurs

Dans un monde où la transformation digitale s’accélère, un paradoxe persiste : la production documentaire reste un défi majeur pour de nombreuses organisations, publiques comme privées.

Modèles dispersés, versions obsolètes, dépendance à l’IT, délais interminables pour modifier un simple template… Résultat : des incohérences, erreurs coûteuses, risques juridiques et surcharge des équipes.

Face à ces enjeux, TOTEM SmartGen, développée par NSI, s’impose comme la réponse qui centralise, standardise et automatise la gestion documentaire.

Rencontre avec Anne‑Sophie Rigaux, Product Owner, pour comprendre en quoi cette solution transforme durablement la production de documents métier.

Un défi bien réel : centraliser, standardiser et sécuriser les documents

Pour la plupart des organisations, produire des documents, mails ou SMS cohérents et fiables relève encore du parcours du combattant. Les causes sont largement connues :

• modèles éparpillés,

• absence de versioning fiable,

• dépendance à des prestataires externes,

• obligations légales en évolution permanente,

• processus manuels longs et sujets aux erreurs.

• dépendance à l’IT pour faire les modifications des modèles

« Même identifier la dernière version d’un modèle peut devenir un casse-tête », explique Anne-Sophie Rigaux.

Dans les administrations publiques, la pression est encore plus forte : changements réglementaires fréquents, délais courts, forte variabilité des documents.

Conclusion : les métiers réclament plus d’autonomie, plus de rapidité, et moins de dépendance à l’IT.

TOTEM SmartGen : simplicité, autonomie et cohérence pour tous les métiers

L’objectif de TOTEM SmartGen est clair : centraliser, standardiser et automatiser la production documentaire tout en rendant les équipes métiers autonomes. Anne-Sophie Rigaux résume :

« TOTEM permet de créer et gérer tous les modèles de documents, mails ou SMS, et de produire automatiquement des communications complètes à partir des données applicatives. »

L’éditeur TOTEM SmartGen vous permet de concevoir vos modèles multilingues directement dans Microsoft Word et d’y glisser-déposer vos variables. Il permet d’exploiter toutes les fonctionnalités de Word, et offre des fonctionnalités avancées comme l’insertion d’un code QR de paiement, d’une image ou de texte formaté (HTML) en deux clics. Il est possible de répéter un bloc de contenu comme les références aux articles de loi dans un permis ou la liste des articles d’une facture dans un tableau…

Pour la personnalisation, il suffit d’ajouter des conditions : par exemple, afficher un message d’alerte en cas de paiement en retard.

Le système adapte automatiquement le contenu à chaque situation.

« Si vous utilisez Word, vous savez utiliser TOTEM SmartGen et ses fonctionnalités avancées. » Cette simplicité fait la force de la solution, accessible à tous profils, tout en garantissant une puissance industrielle.

Au moment de la génération, les données provenant des applications métier (permis, finances, mobilité…) sont intégrées automatiquement. Les documents finaux sont envoyés vers les eBox, des modules courrier, comme notre solution Courrier, un prestataire print, ou encre déposé sur SharePoint, Alfresco, etc., sans intervention technique.

« La fonctionnalité préférée de nos clients : l’assemblage de modèles, une modification – comme celle de l’adresse d’un organisme, se propage instantanément sur tous les modèles de votre organisation par simple modification d’un seul modèle. »

TOTEM SmartGen allie ainsi simplicité, flexibilité et autonomie pour une gestion documentaire moderne et sans contraintes.

Une solution née des besoins du terrain

TOTEM SmartGen n’est pas un outil théorique conçu en laboratoire : il est né des besoins rencontrés par NSI sur le terrain, lors de projets clients.

« Nous avions besoin d’un outil flexible, simple et capable de s’intégrer dans n’importe quel environnement métier. Les solutions du marché étaient trop rigides. Nous avons donc créé TOTEM SmartGen pour répondre à nos propres exigences d’intégrateur. »

Cette origine explique sa robustesse :

• + de 4 000+ templates gérés

• Connecté à plus de 150 applications

• Des dizaines de milliers de documents générés chaque jour, jusqu’à 50 000 pour certaines organisations

Une robustesse éprouvée, capable d’absorber de gros volumes et une grande complexité.  

Des cas d’usage concrets et variés

TOTEM SmartGen est utilisé dans des secteurs très variés. Parmi les exemples cités par Anne‑Sophie Rigaux :

Urbanisme

Production automatique des documents liés aux permis d’urbanisme, permis de lotir, attestations diverses…

Permis de chasse

Génération des documents administratifs liés aux permis de chasse, y compris les notifications, validations ou refus.

Recouvrement

Automatisation des courriers de recouvrement, avec intégration automatique de QR codes pour faciliter le paiement.

Fonds européens

Gestion intégrale des documents liés aux fonds européens, où chaque étape de l’instruction passe par TOTEM SmartGen.

Et bien d’autres domaines

Mobilité, finances locales, aide sociale, fiscalité, gestion des dossiers citoyens…

Dans tous ces cas, l’enjeu est le même : vitesse, fiabilité, conformité et cohérence graphique.

Avant Totem, certaines modifications prenaient jusqu’à 6 semaines. Aujourd'hui, « un client peut changer tout son flux en une demi‑journée », souligne Anne‑Sophie.

Les bénéfices majeurs : autonomie, rapidité, qualité

Un gain de temps spectaculaire

Les métiers adaptent eux‑mêmes leurs modèles de documents. Ce qui prenait 6 semaines se fait désormais… en quelques heures.

Une fiabilité renforcée

• gestion des versions,

• droits d’accès,

• flux de validation,

• assemblage intelligent des modèles,

• traçabilité des documents produits.

L’objectif : replacer les métiers au cœur de la production documentaire.

Une cohérence graphique et réglementaire garantie

TOTEM SmartGen assure une charte graphique homogène et des mentions légales toujours à jour, même sur des milliers de documents.

Une solution puissante mais simple, pour tous les profils

TOTEM SmartGen est utilisé aussi bien par :

• des techniciens pour la configuration initiale,

• que par des profils non techniques : secrétariat, accueil, gestionnaires de dossiers, back‑office…

« Une réceptionniste peut parfaitement maintenir ses modèles, elle les connaît souvent mieux qu’un informaticien. »

L’objectif : repositionner les métiers au cœur de la production documentaire.

L’accompagnement NSI : un véritable levier de réussite

Au-delà du produit, NSI apporte une expertise reconnue en gestion documentaire :

• accompagnement méthodologique,

• formations certifiantes (éditeur / administrateur),

• support technique structuré,

• intégration dans des environnements complexes.

TOTEM SmartGen n’est pas simplement installé : il est implémenté, maîtrisé et exploité pleinement.

Reprenez la main sur vos templates et gagnez en agilité

Plus qu’un outil, TOTEM SmartGen incarne une nouvelle façon de concevoir la communication : plus agile, fiable et efficace. En offrant autonomie dans la gestion des modèles, simplification et rapidité, NSI propose une solution robuste et alignée avec les besoins réels du terrain.

TOTEM SmartGen n’est pas qu’un outil. C’est une nouvelle manière de concevoir la gestion documentaire, plus agile, plus fiable, plus efficace.

Envie de voir TOTEM SmartGen en action ?

Réservez une démo personnalisée avec nos experts !