Automatisez la gestion de vos documents entrants grâce à NSI et Digital Mailroom

Face à un volume toujours croissant de documents entrants – qu’il s’agisse de courriers papier, de courriels ou de documents numériques divers – la gestion documentaire devient un enjeu crucial pour les organisations. Pour y répondre, NSI Luxembourg a développé, en partenariat avec IBM, la solution Digital Mailroom.

Michael Rigali, Head of Business Unit – IBM chez NSI Luxembourg, nous en explique le fonctionnement et les bénéfices.

Les entreprises doivent gérer quotidiennement un important volume de documents entrants. Pourquoi est-ce devenu un défi majeur ?

Effectivement, les organisations reçoivent chaque jour une multitude de documents qui arrivent dans différents formats (e-mails ou courriers papiers), à travers diverses sources, et impliquent souvent plusieurs versions. Cela rend leur traitement particulièrement complexe et chronophage. De plus, chaque étape de la gestion – de la réception à l’archivage – est susceptible de générer des erreurs, notamment lorsque les processus sont encore manuels. La satisfaction client étant au cœur des priorités de toute entreprise ou organisation, elle repose aussi sur une gestion documentaire fluide, fiable et optimisée. 

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Quels sont les processus classiques dans la gestion des documents entrants ?

Parmi nos clients, nous identifions généralement cinq grandes étapes :

1. La réception, via les différents canaux d’entrée de l’entreprise ;
2. Le classement et l’organisation des documents ;
3. Leur indexation, pour les rendre facilement retrouvables ;
4. Leur dispatching vers les services concernés ;
5. Et enfin leur traitement.

Chacune de ces étapes peut ralentir les opérations et engendrer des risques d’erreurs. C’est précisément pour remédier à ces difficultés que nous avons conçu Digital Mailroom, une solution capable d’automatiser l’ensemble de ces étapes.

Pouvez-vous nous expliquer en quoi consiste la solution Digital Mailroom et comment elle fonctionne ?

Digital Mailroom est une solution conçue pour les entreprises et organisations souhaitant digitaliser, automatiser et sécuriser la gestion de leurs documents entrants. Elle s’appuie sur les technologies IBM du Cloud Pak for Business Automation, telles que Datacap et Automation Document Processing, et s’intègre de manière fluide aux systèmes d’information existants.

Concrètement, la solution extrait automatiquement les données à partir des documents entrants grâce à trois méthodes complémentaires :

• L’identification de zones prédéfinies sur des documents structurés, comme les pièces d’identité par exemple ;
• La recherche par mots-clés, pour un tri rapide et intelligent des informations ;
• L’analyse sémantique basée sur le deep learning, permettant de comprendre le contenu, d’en extraire les éléments clés et de les catégoriser automatiquement.

Afin de pouvoir assurer une classification automatique avancée des données, nous avons également intégré une couche d’intelligence artificielle via IBM Automation Document Processing. Ce qui permet d’aller plus loin qu’une automatisation traditionnelle. 

Cette approche permet, ainsi, un traitement complet, de la réception à la gestion du document, tout en garantissant une traçabilité intégrale — un atout essentiel pour répondre aux exigences réglementaires et faciliter les audits.
Enfin, la solution peut être déployée en mode on-premise, dans le cloud privé NSI, ou en mode SaaS directement chez IBM, offrant ainsi une flexibilité d’intégration maximale selon les besoins de chaque client.

Quels bénéfices concrets les entreprises peuvent-elles en tirer ?

Ils sont nombreux ! Tout d’abord, la réduction du temps de traitement est significative. Les documents sont consultables presque instantanément, et leur archivage est optimisé. Ensuite, la solution réduit les erreurs liées à la saisie manuelle ou aux oublis.

Mais surtout, elle permet aux collaborateurs de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. En déléguant les processus répétitifs et fastidieux à la machine, on augmente non seulement l’efficacité globale, mais aussi la satisfaction des équipes.

Cette solution a-t-elle déjà été déployée sur le terrain ?

Oui, tout à fait. Nous avons notamment mis en œuvre Digital Mailroom au sein d’une organisation fédérale belge. Comme toute administration, elle fait face à un flux massif et continu de documents à traiter, archiver, versionner et sécuriser.

Grâce à notre solution, ils ont pu réduire de manière notable les délais de traitement, tout en diminuant le risque d’erreurs. Nous avons également pu constater un autre effet concret : certains postes sont désormais accessibles en télétravail. Les documents peuvent être consultés à tout moment, même en dehors du siège, sous réserve de droits d’accès appropriés, ce qui apporte une flexibilité complémentaire. Résultat : les collaborateurs ont gagné en efficacité et peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Le retour client est extrêmement positif.  

De manière plus générale, Digital Mailroom est une solution transversale, capable de s’adapter à tout type d’organisation confrontée à un important flux de documents entrants. Que ce soit dans une banque ou une assurance, par exemple, pour gérer les sinistres ou documents légaux, dans une administration publique qui gère de nombreuses données au quotidien, ou un cabinet d’avocats pour la révision et l’archivage de contrats. Les possibilités sont infinies ! 

Quelles sont les étapes avant d’implémenter Digital Mailroom chez un client ?

Nous commençons systématiquement par une phase d’audit. Celle-ci vise à évaluer :

• Les différentes typologies de documents ;
• Le volume de documents entrants ;
• Les processus existants ;
• Le coût actuel de gestion documentaire ;
• Et bien sûr, le potentiel de retour sur investissement à court, moyen et long terme.

Nous examinons également les exigences en matière de conformité et de sécurité, ainsi que les capacités d’intégration avec le système d’information existant et la possibilité de traitement à distance des documents, si cela s’avère pertinent. 

En parallèle de l’audit et du déploiement technologique, nous assurons aussi un accompagnement complet des équipes via une démarche de Change Management. Nous formons de manière ciblée les collaborateurs dans la prise en main de la solution au quotidien selon leurs besoins métiers mais nous mettons aussi à disposition des supports de communications clairs et accessibles, afin de répondre aux questions opérationnelles et techniques. 

Un mot de conclusion ?

Digital Mailroom n’est pas simplement un outil technologique. C’est une vraie réponse stratégique à un besoin de plus en plus pressant : rendre les organisations plus agiles, plus efficaces, et plus orientées « valeur ajoutée ». Grâce à l’automatisation, à la traçabilité et à la performance, nous aidons nos clients à mieux travailler… tout simplement.